Konferencja Drogowskazy

Dokumenty

Regulamin Konferencji Drogowskazy

Obowiązuje od 1.03.2026 r.

§1 DEFINICJE

  1. Organizator – podmiot odpowiedzialny za wszelkie działania organizacyjne dotyczące Konferencji, zbierający i przetwarzający dane osobowe, wizerunek, głos oraz materiały przekazane przez Uczestników i Prelegentów Konferencji.
  2. Konferencja – wydarzenie pod nazwą „Drogowskazy" organizowane przez Chrześcijańską Wspólnotę Zielonoświątkową – Zbór w Kłodzku, na które zaproszony został Uczestnik.
  3. Regulamin – niniejszy regulamin Konferencji.
  4. Uczestnik – każda osoba, która prawidłowo dokonała rejestracji na Konferencję Drogowskazy, zaproszony gość i osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i posiada pełną zdolność do czynności prawnych.
  5. Prelegent – zaproszony Uczestnik aktywnie uczestniczący w Konferencji z prawem do wystąpień, prezentacji i wykładów w wyznaczonym przez Organizatora czasie.
  6. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE. Dz.Urz.UE. L. 2016 Nr 119/1.
  7. Strona internetowa konferencji – strona internetowa znajdująca się pod adresem: www.drogowskazy.chwz.org.pl.
  8. Adres e-mail organizatora – adres e-mail drogowskazy@chwz.org.pl.
  9. Obiekt zakwaterowania – wskazany przez Organizatora lokal, w którym Uczestnik będzie miał możliwość noclegu.
  10. Partnerzy – podmioty wspierające Organizatora w działaniach organizacyjnych, zwłaszcza w działaniach promujących Konferencję oraz w przygotowaniach merytorycznych treści Konferencji, przetwarzające dane osobowe Uczestników i Prelegentów, jak również wizerunek i głos powyższych, utrwalony w nagraniach Konferencji, w zakresie opisanym w niniejszym Regulaminie.

§2 POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Rozpoczęcie rejestracji następuje w terminie podanym na Stronie internetowej konferencji.
  2. Zamknięcie rejestracji następuje w terminie 8 dni kalendarzowych liczonych od dnia rozpoczęcia rejestracji podanego na Stronie internetowej konferencji.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wydłużenia rejestracji po upływie wyznaczonego terminu zamknięcia lub zamknięcia rejestracji przed upływem wyznaczonego terminu.
  4. Liczba miejsc na konferencji jest ograniczona i organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji w chwili osiągnięcia maksymalnej liczby uczestników.
  5. Warunkiem przyjęcia zgłoszenia jest przesłanie poprawnie wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie internetowej konferencji oraz dokonanie obowiązującej opłaty za udział.
  6. Organizator po rozpatrzeniu przesłanego zgłoszenia i zaksięgowaniu opłaty rejestracyjnej zobowiązuje się niezwłocznie przesłać Uczestnikowi potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenia zgłoszenia na adres e-mail podany przez Uczestnika w formularzu rejestracyjnym.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do odrzucenia lub anulowania zgłoszenia rejestracyjnego w przypadku stwierdzenia nieprawidłowych danych uczestnika lub braku opłaty za udział w Konferencji.
  8. Uczestnikowi przysługuje prawo do aktualizacji zgłoszenia przesyłając informację Organizatorowi na Adres e-mail organizatora.
  9. Organizator w uzasadnionych przypadkach może odmówić przyjęcia aktualizacji zgłoszenia.

§3 WARUNKI UCZESTNICTWA

  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest przyjęte przez Organizatora zgłoszenie uczestnictwa, które następuje poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie internetowej konferencji oraz dokonanie obowiązującej opłaty.
  2. Uczestnicy zobowiązani są do posiadania własnego śpiwora.
  3. Od Uczestników oczekuje się zachowania zgodnego z zasadami kultury oraz wzajemnego szacunku i każdy Uczestnik powinien dbać o to, aby jego działania nie przeszkadzały innym.
  4. Uczestnicy zobowiązani są do punktualnego uczestniczenia w wydarzeniach przewidzianych w harmonogramie Konferencji.
  5. Uczestnicy zobowiązani są do szanowania innych Uczestników bez względu na rasę, płeć, wiek, pochodzenie, wyznanie, przynależność do denominacji i przekonań religijnych.
  6. Dyskryminacja, mowa nienawiści i obraźliwe zachowania są zabronione.
  7. Uczestnicy zobowiązani są do wysłuchania wykładów, a zachowania prowadzące do wystąpień prelegentów lub wywołujące zamieszanie są zabronione.
  8. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania przepisów bezpieczeństwa, a w razie wypadku lub awarii powinni niezwłocznie poinformować o tym Organizatora.
  9. Uczestnicy zobowiązani są podporządkować się do poleceń Organizatora.
  10. Organizator ma prawo do odmówienia Uczestnikowi dalszego udziału w Konferencji w przypadku naruszenia niniejszego regulaminu i wytycznych obowiązujących podczas Konferencji, niemoralnego zachowania Uczestnika lub stwierdzenia innego zachowania, które zagraża zdrowiu i bezpieczeństwu własnemu lub innych Uczestników.
  11. Odmówienie dalszego udziału w Konferencji jest równoznaczne z brakiem zwrotu kosztów za niewykorzystane dni pobytu.
  12. Uczestnik ponosi odpowiedzialność finansową za szkody wyrządzone przez niego podczas Konferencji.

§4 REZYGNACJA I ZWROTY ŚRODKÓW

  1. Anulowanie uczestnictwa w konferencji wymaga złożenia oświadczenia o rezygnacji i należy je przesłać na Adres e-mail organizatora.
  2. W przypadku anulowania zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od daty konferencji, uczestnik ma prawo do zwrotu 100% opłaty rejestracyjnej.
  3. Po upływie terminu anulowanie zgłoszenia nie będzie podlegać zwrotowi opłaty rejestracyjnej.
  4. Zwroty opłat rejestracyjnych zostaną dokonane na wskazane przez uczestnika konto bankowe w terminie do 14 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia o rezygnacji.
  5. W przypadku, gdy uczestnik opłacił uczestnictwo kartą płatniczą, zwrot zostanie zrealizowany na kartę, z której dokonano płatności.
  6. W przypadku nagłych i nieprzewidzianych okoliczności (np. choroba, wydarzenia losowe) organizatorzy konferencji zastrzegają sobie prawo do elastycznej oceny i rozpatrzenia indywidualnych przypadków, które mogą wpłynąć na procedurę anulowania zgłoszenia oraz zwrotu opłat.
  7. Uczestnik w takiej sytuacji powinien jak najszybciej skontaktować się z organizatorem konferencji, przedstawiając uzasadnienie oraz dokumenty potwierdzające zaistniałą sytuację.
  8. W przypadku braku uczestnictwa w konferencji bez wcześniejszego anulowania zgłoszenia, uczestnik nie ma prawa do zwrotu opłaty rejestracyjnej.
  9. W przypadku odwołania konferencji z przyczyn niezależnych od organizatora, uczestnikom zostaną zwrócone ewentualne opłaty za uczestnictwo.

§5 ZAKWATEROWANIE

  1. Opłata za zakwaterowanie Uczestnika jest wliczona w kwotę rejestracji i nie wymaga dodatkowych opłat, o ile uczestnik nie zgłosił wymagań nie objętych niniejszym regulaminem.
  2. Zakwaterowanie osób towarzyszących jest możliwe pod warunkiem, że zostanie to uzgodnione z Organizatorem w czasie trwania rejestracji.
  3. W przypadku potrzeby przedłużenia okresu zakwaterowania, Uczestnik zobowiązany jest możliwie jak najszybciej poinformować o tym fakcie Organizatora w celu uzgodnienia dostępności i opłat.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do wyboru Obiektu zakwaterowania, jaki zostanie przydzielony Uczestnikowi.
  5. Uczestnik może zrezygnować z oferowanego przez Organizatora zakwaterowania i skorzystać z oferty noclegu w innym miejscu na swój koszt.
  6. W przypadku rezygnacji z zakwaterowania Organizator nie zwraca wniesionej opłaty lub jej części, ani nie ponosi kosztów wybranego przez Uczestnika zakwaterowania.
  7. Przyjmuje się ciszę (porę) nocną od godziny 22:00 do 6:00 i wszyscy uczestnicy są zobowiązani do jej przestrzegania.
  8. Uczestnicy zobowiązani są do przestrzegania zasad panujących w Obiekcie zakwaterowania oraz szanowania znajdującego się w nim dobytku i wyposażenia.
  9. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za utratę, uszkodzenie lub kradzież mienia Uczestników w Obiekcie zakwaterowania.

§6 WYSTĄPIENIA I PREZENTACJE

  1. Prezentacje podczas Konferencji mają na celu dostarczenie wartościowej wiedzy i inspiracji Uczestnikom.
  2. Prelegenci zobowiązani są do przygotowania merytorycznych i profesjonalnych wystąpień oraz prezentacji z myślą o edukacji i wymianie doświadczeń.
  3. Czas trwania wystąpienia oraz prezentacji jest ustalany wcześniej przez Organizatora i podawany do wiadomości Prelegentom.
  4. Każdy Prelegent zobowiązany jest do przestrzegania ustalonego czasu wystąpienia i prezentacji.
  5. Prelegenci zobowiązani są do szanowania uczestników i zakazuje się wykorzystywania wystąpienia do promocji w sposób nachalny lub nieadekwatny innych organizacji religijnych, własnych usług lub produktów.
  6. Prelegenci zobowiązani są do sprawdzenia sprzętu oraz oprogramowania przed wystąpieniem i prezentacją, a także wcześniejsze dostarczenie prezentacji i materiałów w formacie zgodnym z wymaganiami Organizatora.
  7. Prelegenci zobowiązani są do punktualnego rozpoczęcia i zakończenia swoich wystąpień i prezentacji zgodnie z ustalonym harmonogramem.

§7 OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH I WIZERUNKU

  1. Administratorem danych osobowych Uczestników i Prelegentów jest Organizator.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do przekazania danych osobowych Uczestników i Prelegentów, jak również nagrań zawierających wizerunek i głos Prelegentów, Partnerom Konferencji w celu promocji wydarzenia.
  3. Dane osobowe Uczestnika i Prelegenta, podane w trakcie rejestracji na Konferencję oraz pozyskane w trakcie konferencji, przetwarzane będą w celu:
    • zorganizowania i przeprowadzenia Konferencji zgodnie z postanowieniami Regulaminu, w tym w szczególności: stworzenia listy Uczestników, przesyłania informacji dotyczących agendy konferencji i innych informacji organizacyjnych, zapewnienia możliwości zadawania pytań w trakcie konferencji (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
    • utrwalenia przebiegu konferencji w postaci jej nagrania, co może wiązać się z utrwaleniem wizerunku i głosu uczestnika konferencji (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
    • przesyłania za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej tj. poczty elektronicznej informacji dotyczących Konferencji;
    • dochodzenia i obrony przed ewentualnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
  4. Prelegent i Uczestnik wyrażają zgodę na rozpowszechnianie nagrań z Konferencji, zawierających ich wizerunek oraz głos w celach promocji wydarzenia po jego zakończeniu, w szczególności na udostępnienie nagrań na stronach internetowych Organizatora oraz Partnerów Konferencji oraz rozesłanie nagrań do wszystkich Uczestników Konferencji.
  5. Dokonując rejestracji Uczestnik i Prelegent wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych i wykorzystanie wizerunku utrwalonego podczas konferencji w celach określonych w Regulaminie.
  6. Dane osobowe Uczestników i Prelegentów będą przechowywane przez okres w jakim Organizator zobowiązany jest zachować dane dla celów kontroli związanej organizacją wydarzenia oraz przez czas, w jakim możliwe będzie dochodzenie ewentualnych roszczeń i obrona przed nimi.
  7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale jest warunkiem wzięcia udziału w Konferencji zgodnie z formułą w jakiej jest ona organizowana.
  8. Uczestnikom Konferencji przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
  9. Wszystkie powyższe prawa można zrealizować kierując pisemną prośbę za pomocą poczty elektronicznej na Adres e-mail organizatora.
  10. Uczestnik i Prelegent mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych które jego dotyczą, narusza przepisy RODO.
  11. Organizator podejmuje wszelkie stosowne środki bezpieczeństwa zgodne z przepisami prawa, a także powszechnie przyjętymi zasadami służącymi ochronie poufności informacji. Informacje, w tym dane osobowe są zabezpieczane adekwatnie do poziomu ryzyka jakie generują.
  12. Za zgodą Uczestnika, wyrażoną akceptacją niniejszego Regulaminu, Organizator może filmować i fotografować Uczestników oraz nagrywać ich głos. Nagrania będą służyły wyłącznie celom promocyjnym wydarzenia. Nagrania nie będą udostępniane innym podmiotom w innych celach komercyjnych.
  13. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestrowania Konferencji.
  14. Relacja z Konferencji będzie zamieszczona w Internecie w całości lub w części przez Organizatora lub za jego zgodą. W szczególności relacja z Konferencji może być zaprezentowana na Stronie internetowej konferencji, na stronach i profilach na Facebooku oraz w serwisie YouTube lub podobnym wykorzystywanym do streamingu wideo z Konferencji lub prezentacji audiowizualnych.
  15. W związku z wykorzystaniem przez Organizatora wizerunku Uczestnika, prawa do korzystania i rozporządzania materiałami powstałymi w trakcie Konferencji i materiałami zarejestrowanymi, w których prezentowana jest osoba Uczestnika, przechodzą na Organizatora i mogą być wykorzystywane w sposób nieograniczony zarówno do celów własnych w kraju i za granicą na wszystkich polach eksploatacji, a w szczególności takich jak utrwalenie, zwielokrotnienie określoną techniką w tym techniką zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, wprowadzenie do obrotu, wprowadzenie do pamięci komputera, publiczne wykonywanie oraz publiczne odtwarzanie, wystawienie i wyświetlenie, nadawanie i reemitowanie, najem, dzierżawa, rozpowszechnianie za pomocą Internetu.

§8 POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. Wszelkie zmiany stają się obowiązujące w momencie powiadomienia Uczestników poprzez przesłanie informacji o zmianie Regulaminu za pośrednictwem poczty elektronicznej oraz po opublikowaniu zmian w Regulaminie na stronie internetowej Konferencji. Uczestnikowi przysługuje prawo rezygnacji z uczestnictwa w Konferencji, jeżeli nie zgadza się ze zmianami Regulaminu.
  2. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji bez podania konkretnej przyczyny. W tym przypadku niezwłocznie poinformuje o tym Uczestników na jeden ze sposobów: przez telefon, sms, e-mail lub osobiście.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do wykorzystania adresu e-mail podanego w formularzu rejestracyjnym celem powiadamiania Uczestnika o zmianach programu Konferencji lub niniejszego regulaminu.
  4. Wszelkie incydenty, reklamacje lub zapytania dotyczące rejestracji należy zgłaszać pisemnie na adres e-mail drogowskazy@chwz.org.pl.
  5. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego oraz inne stosowne przepisy prawa.
  6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1.03.2026 r.